E-Government

Unter dem Begriff des E-Government (als Kurzform des englischen electronic government) versteht man das Regierungs- und Verwaltungshandeln auf Grundlage moderner IT-Technologien und mittels elektronischer Medien. Im E-Government erfolgen die Zusammenarbeit der Behörden untereinander wie auch die Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen digital und medienbruchfrei.

Hintergrund

Unter dem Begriff des E-Government (als Kurzform des englischen electronic government) versteht man das Regierungs- und Verwaltungshandeln auf Grundlage moderner IT-Technologien und mittels elektronischer Medien. Im E-Government erfolgen die Zusammenarbeit der Behörden untereinander wie auch die Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen digital und medienbruchfrei.

Die fortschreitende Digitalisierung unserer Gesellschaft ist auch in Staat und Verwaltung ein Katalysator für schrittweise, tiefgreifende Veränderungen. Die Entwicklung und der Aufbau von E-Government-Strukturen gehen Hand in Hand mit einer stufenweisen Anpassung, Optimierung, Beschleunigung und Vereinfachung von Verwaltungsprozessen. Die Herausforderung des E-Government ist somit das zukunftsorientierte Zusammenführen von Verwaltungsorganisation, Recht, digitaler Technik und Mensch.

Im Jahr 2013 betrat der Bund mit seinem „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ – auch bekannt als E-Governmentgesetz des Bundes – digitales Neuland. Ziel war insbesondere der Abbau von rechtlichen Hindernissen zur Erleichterung der elektronischen Kommunikation in und mit der Bundesverwaltung. Grundsätzlich sollte damit die Möglichkeit geschaffen werden, einfachere und benutzerfreundlichere, digitale Verwaltungsdienstleistungen anbieten zu können.

 

E-Government in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens

Nach diesem Vorbild hat der Gesetzgeber des Landes Nordrhein-Westfalen zum 15. Juli 2016 das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen“ erlassen – das E-Government-Gesetz NRW (EGovG NRW).

Das EGovG NRW enthält Regelungen zu einer Reihe unterschiedlicher Themenfelder. Es verpflichtet beispielsweise die Landesverwaltung, eine Möglichkeit zur Identifikation mit dem neuen elektronischen Personalausweis anzubieten. Gleichzeitig sollen digitale Formulare, Online-Portale und weitere vielfältige Angebote zur Durchführung von Verwaltungsverfahren mit Bürgerinnen und Bürgern, aber auch Unternehmen entwickelt und bereitgestellt werden. Dazu gehört auch, dass ein schriftlicher Nachweis – zum Beispiel eine Mutterschutzanzeige - elektronisch erbracht und eine anfallende Verwaltungsgebühr zukünftig auch online bezahlt werden kann.

Ein weiteres Feld ist der Ausbau der digitalen Kommunikation und des Informationsaustausches mit und zwischen den Verwaltungen. Die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung mit Dokumentenmanagementsystemen ist dabei bereits in einer fortgeschrittenen Phase der Umsetzung.

Auch in anderen Bereichen hat das EGovG NRW Veränderungen angestoßen. So wurde beispielsweise im Jahr 2014 das für die Verwaltung maßgebliche Verwaltungsverfahrensgesetz NRW dahingehend erweitert, dass im Rahmen der Kommunikation mit Behörden nun parallel zur „traditionellen“ Schriftform auch technische Lösungen ermöglicht werden.

Zur Realisierung des EGovG NRW wurde durch den CIO NRW („Beauftragter der Landesregierung für Informationstechnik“) das umfassende Programm Digitale Verwaltung NRW (DVN) ins Leben gerufen. In der ersten Phase werden in den sogenannten E-Government-Grundlagenprojekten (EGP) die rechtlichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Umsetzung geschaffen. Insgesamt gibt es auf Landesebene aktuell 15 EGPs mit mehr als 75 Arbeitsgruppen und Teilprojekten (Stand August 2019) für ein breites Spektrum an Themen und Teilprojekten. Zusätzlich wurde auf Ebene der Ministerien eine Reihe von Projekten im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung initiiert, mit denen bereits vor Abschluss der EGPs konkrete, digitale Veränderungen umgesetzt werden können.

Derzeit ist eine Novellierung des nordrhein-westfälischen E-Governmentgesetzes in Arbeit.

 

E-Government in der Bezirksregierung Detmold

Das für E-Government verantwortliche Dezernat 14 der Bezirksregierung Detmold bringt sich gemeinsam mit den anderen Bezirksregierungen und der Stabstelle E-Government beim Ministerium des Inneren intensiv in das Programm Digitale Verwaltung NRW ein, welches vom CIO, angesiedelt beim Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie NRW, ins Leben gerufen wurde.

Zusätzlich erarbeiten alle Bezirksregierungen eigenständige Modellprojekte oder sind Pilotbehörde für die Landesverwaltung NRW in einem E-Government-Projekt. Die Bezirksregierung Detmold ist Pilotbehörde der Landesverwaltung für das Thema "Ersetzendes Scannen" – also der Verfügbarmachung und Zuführung von Papierschriftstücken für die digitale Vorgangsbearbeitung in den Abteilungen des Hauses.

Nach einer zweijährigen Projektphase und einem externen Audit hat die Bezirksregierung Detmold die BSI-Zertifizierung ihres Posteingangsscans nach den Vorgaben der TR 030138 Resiscan („Technische Richtlinie Rechtssicherheit Scannen“) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten. Hiermit ist die Bezirksregierung Detmold die erste Landesbehörde in Nordrhein-Westfalen und bundesweit zweite Behörde überhaupt, deren Scanablauf nach diesem hohen BSI-Standard zertifiziert wurde.

Die Zertifizierung bedeutet konkret, dass die Poststelle der Bezirksregierung die Posteingänge nach den Regeln des „beweiswerterhaltenen Scannens“ digitalisiert und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zuführt. Dieses Verfahren zeichnet sich durch eine hohe rechtliche Sicherheit aus und erlaubt es, die gescannten Originaldokumente im Anschluss an den Scanprozess zu vernichten (sog. Ersetzendes Scannen). Damit ist eine entscheidende Hürde auf dem Weg zu einer medienbruchfreien, digitalen Bearbeitung aller Geschäftsvorgänge genommen.

Perspektivisch soll auch der Papieraktenscan zertifiziert werden, um so auch Bestandsakten vollelektronisch führen zu können. Damit können bestehende Akten aus den Fachbereichen der Behörde digitalisiert werden. Die Bezirksregierung Detmold hat mit dem Betrieb der Zentralen Scanstelle Beihilfe für das Land seit dem Jahr 2009 bereits umfassende Erfahrungen gesammelt.

Die nordrhein-westfälischen Bezirksregierungen engagieren sich darüber hinaus stark bei der Einführung elektronischer Systeme zur Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Bereits heute bearbeiten 4 von 5 Abteilungen der Bezirksregierung Detmold ihre Geschäftsfälle weitestgehend elektronisch. Für die Jahre 2019 und 2020 ist geplant, die noch ausstehenden Bereiche so weit wie möglich anzubinden; hier ist insbesondere auf das Landesprojekt zur elektronischen Personalverwaltung zu verweisen, das parallel begonnen wird.

 

Digitale Modellregion OWL

Als Bezirksregierung der digitalen Modellregion OWL findet zudem eine intensive Zusammenarbeit mit den Partnerkommunen im „Digitalboard OWL“ statt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf den Webseiten des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie. Ziel des Projektes ist eine bürgerfreundliche Verwaltung und die Unterstützung der Kommunen bei dem digitalen Wandel in Zusammenarbeit mit den Behörden der Landesverwaltung.

Im Rahmen der digitalen Modellregion OWL hat die Bezirksregierung Detmold die Rolle der Bewilligungsbehörde für die zur Verfügung gestellten Landesfördermittel.